Quelles pièces garder pour prouver une créance ?

Quand un client ne paie pas, la discussion porte rarement sur le droit. Elle porte sur les preuves : a-t-il commandé ? a-t-il reçu ? quand devait-il payer ? Si vous ne pouvez pas répondre par un document, la créance se discute.

Pourquoi les preuves comptent-elles autant ?

Selon l’article 1er de l’Acte uniforme OHADA sur le recouvrement, la procédure d’injonction de payer concerne une créance certaine, liquide et exigible. Certaine : son existence ne se discute pas sérieusement. Liquide : son montant est connu. Exigible : sa date de paiement est passée. Ce sont vos écrits qui établissent ces trois points, bien avant toute procédure.

Quelles pièces garder pour chaque facture ?

1. Le contrat ou le bon de commande signé. Il prouve l’accord, le prix et, s’il est bien rédigé, le délai de paiement.
2. La preuve de livraison signée : bon de livraison, PV de réception, lettre de voiture ou feuille d’intervention.
3. La facture, conforme à la commande, avec sa date d’échéance.
4. La trace datée de vos relances : messages WhatsApp, e-mails, notes d’appel confirmées par écrit.
5. La mise en demeure, si le retard persiste, remise contre décharge.

Où les ranger ?

Un dossier par client, et un sous-dossier par facture, avec les cinq pièces dans l’ordre ci-dessus. Une photo prise sur le chantier ou à la livraison et envoyée le jour même au bureau vaut mieux qu’un original perdu.

Dossier [Client] / Facture [N°]
1. Bon de commande signé du [date]
2. PV de réception / bon de livraison signé du [date]
3. Facture n° [N] du [date], échéance [date]
4. Relances : [date] WhatsApp · [date] e-mail · [date] appel confirmé par écrit
5. Mise en demeure remise le [date] contre décharge

Exemple chiffré

Exemple fictif. Un transporteur facture 950 000 FCFA. Il a le bon de commande, la lettre de voiture signée photographiée le jour même, la facture et trois relances datées. Si le client conteste, la discussion ne porte plus sur la réalité du transport, seulement sur la date de paiement.