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Calendrier et modèles de relance de facture impayée

En bref

Une relance fonctionne quand elle part à une date fixée d’avance, pas quand quelqu’un y pense. Un calendrier simple : un rappel courtois 5 jours avant l’échéance, un message WhatsApp le lendemain, une relance écrite à 7 jours, un appel au comptable à 15 jours, et une mise en demeure à 30 jours.

Comment utiliser ce calendrier

Votre client paie d’abord les fournisseurs qui relancent à date fixe. Le calendrier ci-dessous commence avant l’échéance : le message de J-5 vérifie que la facture est bien enregistrée, ce qui supprime l’excuse la plus fréquente. Chaque étape suivante est un peu plus ferme, et chacune laisse une trace écrite et datée.

Les dates et le ton se règlent client par client, et s’écrivent dans vos conditions de paiement pour que le client les connaisse dès le départ. Copiez un message, remplacez les [crochets], envoyez. La mise en demeure est la dernière étape avant une procédure comme l’injonction de payer : elle prouve que le client a été averti.

  1. J-5

    Rappel courtois avant l'échéance

    WhatsApp ou e-mail 
    Bonjour [Prénom],

Je vous transmets en pièce jointe la facture n° [N] de [montant] FCFA, échéance le [date].
Pouvez-vous me confirmer qu'elle est bien enregistrée pour paiement ?

Bonne journée,
[Votre nom]
    Modèle à adapter : remplacez les [crochets].
  2. J+1

    L'échéance est passée

    WhatsApp 
    Bonjour [Prénom],

La facture n° [N] de [montant] FCFA était due hier.
À quelle date le paiement est-il prévu ?

Merci,
[Votre nom]
    Modèle à adapter : remplacez les [crochets].
  3. J+7

    Deuxième relance écrite

    E-mail 
    Objet : Facture n° [N] échue le [date]

Bonjour [Prénom],

Sauf erreur de notre part, la facture n° [N] d'un montant de [montant] FCFA, échue le [date], reste impayée.
Conformément à l'article [X] de nos conditions de paiement, une pénalité de [X] % par mois de retard s'applique.
Nous vous remercions de procéder au règlement au plus tard le [date].

Cordialement,
[Votre nom]
    Modèle à adapter : remplacez les [crochets].
  4. J+15

    Appel au bon interlocuteur

    Appel téléphonique 
    Qui appeler : le comptable ou le directeur financier, pas seulement votre contact habituel.

1. La facture n° [N] est-elle reçue et validée ?
2. Qui doit encore la signer ?
3. Quelle est la date de paiement ?

Notez le nom, la date et l'engagement pris.
Confirmez par écrit le jour même.
    Modèle à adapter : remplacez les [crochets].
  5. J+30

    Mise en demeure

    Lettre remise contre décharge 
    Objet : Mise en demeure de payer

Madame, Monsieur,

Malgré nos relances des [dates], la facture n° [N] d'un montant de [montant] FCFA, échue le [date], demeure impayée.
Nous vous mettons en demeure de régler cette somme sous huit (8) jours à compter de la réception de la présente.
À défaut, nous engagerons les procédures prévues par la loi, notamment l'injonction de payer.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Nom, fonction, signature]
    Modèle à adapter : remplacez les [crochets].