Factures impayées : quels clients relancer en premier ?

Le temps de relance est limité. Dix appels au hasard rapportent moins que trois appels bien choisis. Et très souvent, le problème ne vient pas de tous vos clients : il vient de quelques-uns.

Pourquoi la moyenne vous trompe-t-elle ?

Exemple fictif. Une PME a 15 clients. Douze paient à 30 jours. Trois paient à 150 jours. Son délai moyen de paiement : 54 jours. Le dirigeant conclut « mes clients paient tard » et durcit le ton avec tout le monde, y compris avec les douze qui paient à l’heure. La moyenne lui a caché l’essentiel : il n’a pas un problème de clients, il a un problème de trois clients.

Tri 1 : les promesses non tenues

Un client qui a annoncé une date et ne l’a pas respectée passe en tête. Chaque promesse dépassée sans réaction lui apprend que vos échéances sont négociables.

Tri 2 : le montant multiplié par l’âge

Dans votre tableau, multipliez le montant de chaque facture par ses jours de retard. Exemple : 2 000 000 FCFA à 90 jours pèsent 180 millions ; 300 000 FCFA à 120 jours pèsent 36 millions. La première facture passe avant, même si elle est plus récente.

Tri 3 : les factures contestées

Une contestation non traitée bloque le paiement indéfiniment. Obtenez le motif par écrit, isolez la partie contestée, et demandez le règlement du reste. La méthode complète : que faire quand un client conteste une facture.

Et les autres factures ?

Les factures récentes et de petit montant reçoivent le message prévu au calendrier de relance, sans appel. Elles ne méritent pas votre temps de dirigeant ; elles méritent un message envoyé à date fixe.

Quel tableau faut-il pour faire ce tri ?

Une ligne par facture, quatre colonnes suffisent :

1. le client ;
2. le montant de la facture ;
3. la date d’échéance ;
4. le nombre de jours de retard.

Ajoutez deux colonnes pour le tri : dernière action et prochaine date. Trié par retard, ce tableau répond en dix secondes à la question que la plupart des dirigeants ne peuvent pas trancher de tête : qui me doit combien, et depuis quand ? Excel suffit. Ce qui manque le plus souvent, c’est la personne désignée pour le tenir et le jour fixe pour le faire.

À quel rythme faire ce tri ?

Une fois par semaine, le même jour, trente minutes. Le test pour savoir si vous en avez besoin : pouvez-vous citer de tête, sans ouvrir un classeur, vos trois plus anciennes factures impayées, avec le client et le montant ?

Ce qu’il faut retenir

• D’abord les promesses non tenues.
• Ensuite le montant × jours de retard, du plus lourd au plus léger.
• Puis les contestations, à traiter par écrit.
• Le reste suit le calendrier standard, sans appel.