Quand relancer une facture impayée ? Le calendrier en quatre dates

Dans la plupart des PME, la relance part quand quelqu’un y pense. Souvent le dirigeant, souvent le soir, souvent quand la trésorerie est déjà tendue. Le client le sait. Il paie d’abord les fournisseurs dont la relance arrive à date fixe. Quatre dates suffisent pour en faire partie.

J-3 : le rappel avant l’échéance

Ce message détecte les blocages avant le retard : facture non reçue, pièce manquante, mauvais service destinataire.

Bonjour [Prénom],
La facture n° [numéro] de [montant] FCFA arrive à échéance le [date].
Merci de me confirmer que tout est en ordre de votre côté.
Bien cordialement,

J+1 : le constat

Demandez une date, pas une explication. Une date se note et se vérifie.

Bonjour [Prénom],
Sauf erreur de notre part, le règlement de la facture n° [numéro] de [montant] FCFA, échue le [date], ne nous est pas parvenu.
Pouvez-vous m’indiquer la date de paiement prévue ?
Bien cordialement,

Pourquoi il fonctionne : « sauf erreur de notre part » laisse une porte de sortie, personne n’est accusé ; il rappelle le numéro, le montant et la date, votre interlocuteur n’a rien à chercher ; et il se termine par une question précise.

J+7 : l’appel

Appelez la personne qui valide les paiements, pas seulement votre contact commercial. Notez la date promise et confirmez-la par écrit dans l’heure :

Suite à notre échange de ce jour, je note un règlement de la facture n° [numéro] le [date].
Merci, et bonne journée.

J+15 : le courrier formel

Rappelez le contrat, le montant, la pénalité prévue et la suite : suspension des livraisons ou mise en demeure. Le ton reste factuel.

Et au-delà de J+15 ?

Si la date promise n’est pas tenue, la mise en demeure écrite ouvre la voie aux procédures de recouvrement prévues par le droit OHADA, comme l’injonction de payer. À ce stade, faites-vous conseiller par un avocat ou un huissier.

Quatre dates ou cinq ?

Ces quatre dates sont le noyau. Notre calendrier de relances complet détaille une version plus longue, du rappel avant l’échéance jusqu’à la mise en demeure à J+30, avec un message pour chaque étape. Choisissez une version, écrivez-la dans vos conditions de paiement, et tenez-vous-y pour tous les clients.

Qu’est-ce qui fait échouer un calendrier ?

• Personne n’en est responsable : il faut une personne désignée, et ce n’est pas forcément le dirigeant.
• Les messages sont réécrits à chaque fois : écrivez-les une fois, à l’avance.
• Le dirigeant accorde des exceptions par téléphone sans les noter.
• Le client ne connaît pas le calendrier : annoncez-le dès la signature.

Une relance prévue au contrat et envoyée à date fixe n’a rien d’agressif. Elle montre que votre entreprise est organisée.